Az Office 365 tartalomkeresés használata a törölt levelek PST-fájlba exportálásához - előtag | 1#3

A jelenlegi cikksorozatban áttekintjük, hogyan használhatjuk az Office 365 Search Content szolgáltatását eszközként, amellyel az Exchange Online postafiók tartalmát PST-fájlba exportálhatjuk.

Office 365 tartalomkeresés | A cikksorozat

A cikksorozat a következő cikkeket tartalmazza:

• Az Office 365 tartalomkeresés használata a törölt levelek PST-fájlba exportálásához - | előtag 1#3 (ez a cikk)
• Exportálja az Exchange-postafiók „Helyreállítható elemek” mappájának tartalmát a PST-be az Office 365 tartalomkereső segítségével | Lépésről lépésre útmutató | 2#3
• Az Office 365 Content Search által exportált PST-fájl importálása az Outlook | A „Helyrehozható elemek” mappa megtekintése | 3#3

Az egyik legnépszerűbb forgatókönyv, amelyben az Exchange Online postafiók tartalmát PST-fájlba kell exportálnunk biztonsági mentés céljából. Ebben a cikksorozatban azonban egy másik típusú forgatókönyvet szeretnék áttekinteni, amelyben az Office 365 Tartalom keresése funkcióját használjuk egy speciális Exchange Online postaláda-mappa - a „Helyreállítható elemek ” mappa exportálására. .

Például a szervezet felhasználói arról számoltak be, hogy bizonyos e-mail-elemek „eltűntek” a postaládájából. Ilyen forgatókönyv esetén ésszerű megoldás, ha valaki vagy valami törli ezeket a leveleket (szándékosan vagy véletlenül).

Minden e-mail-cím, amelyet Soft Deleted vagy Hard törölt, automatikusan az Exchange Online postafiók speciális mappájába - a „Helyreállítható tételek” mappába - mentődik.

Ahhoz, hogy meg tudjuk jeleníteni a „Recoverable items” mappa tartalmát, vagy el tudjuk menteni a „Recoverable items” mappában tárolt e-mail küldemények másolatát (exportálás PST-be), szükségünk van egy eszközre, amely segít a feladat végrehajtásában.

És az eszköz, amelyet ilyen esetekben használhatunk, az az Office 365 Tartalom keresése funkciója.

Az Office 365 tartalom keresése opció

Általánosságban elmondható, hogy az Office 365 Tartalom keresése opció egy nagyon hatékony és hasznos eszköz, amelyet arra hoztak létre, hogy lehetővé tegye az Office 365 rendszergazdának (vagy a szükséges jogosultságokkal rendelkező felhasználónak) a következő helyen található információk keresésére:

1. Exchange Online infrastruktúra (összes meglévő Exchange Online postafiók)
2. SharePoint Online infrastruktúra (minden meglévő SharePoint Online webhely)

Az Office 365 Tartalom keresése opciójának érdekessége, hogy a „keresési eredmények” kifejezést az Office 365 Tartalom keresése szolgáltatástól kérdezzük. a talált tényleges fájlok és e-mailek exportálásához (a keresési eredmények).

Konkrét forgatókönyvünk szerint PST-fájlba szeretnénk exportálni az Exchange Online postafiók „Helyreállítható elemek” mappájának tartalmát. Ennek a követelménynek a teljesítése érdekében az Office 365 Tartalom keresése funkcióját fogjuk használni eszközként, amely megkeresi és exportálja egy adott Exchange teljes tartalmának keresési eredményeit. Online postafiók.

Felmerülhet a kérdés, hogy miért kell az Exchange Online-postafiók ÖSSZES tartalmát exportálnunk, ehelyett csak ennek a speciális mappának, a „Helyreállítási elemek” mappa tartalmát?

A válasz az, hogy sajnos jelenleg az Office 365 Tartalom keresése opciója nem tartalmaz a keresést csak erre a megadott mappára korlátozó lehetőséget.

Az Office 365 Tartalom keresése jelentésbeállításának használata

Emellett fontos megemlíteni, hogy abban az esetben, amikor olyan forgatókönyvet szeretnénk vizsgálni, amelyben postai küldemények „eltűntek”, nem kell magát az adatokat exportálnunk.

Ehelyett használhatjuk a 365-ös Tartalom keresési keresést olyan keresési lekérdezés végrehajtására, amely listát (jelentést) hoz létre egy adott Exchange Online postafiókban lévő összes létező adatról (levélküldeményről), beleértve a leveleket is. a „Helyrehozható elemek” mappában tárolva.

Ezután megkapjuk a jelentést, amely tartalmazza az egyes postai küldemények nevét, helyét és így tovább.

Tapasztalataim szerint a „jelentés” használatának lehetősége nem annyira megfelelő a mi konkrét forgatókönyvünkhöz, mert legtöbbször nekünk (vagy a felhasználónak) képesnek kell lennie arra, hogy manuálisan böngésszünk és „ássunk” PST-fájlba exportált keresési eredmények.

Soft Delete, Hard Delete, „Recoverable items” mappa és törölt levélküldemények megőrzési szabályzata

A mi forgatókönyvünkben azt szeretnénk ellenőrizni, hogy bizonyos levélküldeményeket töröltek, ami azt jelenti, hogy a „Helyreállítható tételek” mappában található.

Mielőtt belemerülnénk az Office 365 Tartalom keresése opciójának használatára vonatkozó konkrét utasításokba, tekintsük át röviden a koncepciót, hogy az Exchange-alapú környezet hogyan viszonyul a „törölt levélküldeményekhez”.

Normál levelek törlése.

Amikor a felhasználó töröl egy e-mail tételt, a levelek áthelyezik a postafiók mappájába - „Törölt elemek” (a lomtárba). A levelek örökre a „Törölt elemek” mappában maradnak.

Soft Deleted e-mail tételek

Ha a felhasználó törli a „Törölt elemek” mappában tárolt leveleket, a törlést „Soft Delete” (Shift + Delete) néven írják le.

A „Soft Deleted”-ként definiált levelek valójában nem törlődnek, hanem a „Helyreállítható elemek” nevű speciális rejtett postafiók mappába kerülnek.

Bár a valóságban a „Helyreállítható elemek” mappa kifejezést használjuk (egyes és nem többes szám), a „Helyreállítható elemek” mappa rendszermappák készletén keresztül valósul meg.

A Soft Deleted e-mail tételek forgatókönyve esetén a küldemény a „Visszaállítható tételek ” mappában, egy erre a célra szolgáló almappában - Törlés.

Bár a felhasználó nem látja a Törlés mappát, a felhasználó visszaállíthatja a Törlés mappában tárolt leveleket (Soft Deleted e-mail elemek ).

A visszaállítási eljárást a felhasználó maga is végrehajthatja az Outlook vagy az OWA levelezőkliensek grafikus felületének használatával.

Megtörölt levelek

A „Hard Deleted” kifejezés a Soft-Deleted e-mail tételek törlését írja le. Például egy olyan forgatókönyv, amelyben az Exchange-felhasználó töröl egy adott e-mail tételt, majd törli a levelet a „Törölt elemek” mappából (Soft Delete), és emellett törli a levélelemet a „Helyreállítási áruházból” .”

Ennek eredményeként az adott postai küldemények „Hard Deleted e-mail küldeményeknek” minősülnek. Ebben az esetben a keményen törölt levelek a - Törlés nevű almappából egy további „Tisztítások” nevű almappába kerülnek.

Más szóval, az Exchange-postafiók tulajdonosának nincs hozzáférési engedélye a Törlés mappához, amely a nehezen törölt leveleket tárolja.

Törölt postai küldemények megőrzési szabályzata

Azok a postai küldemények, amelyeket Soft-Deleted vagy Hard Deleted töröltek, alapértelmezés szerint 14 napig a „Recoverable items” mappában maradnak. Ezt az időkorlátot a a törölt levelek megőrzésére vonatkozó szabályzat határozza meg.

A „14 napos időszak” lejárta után a levél véglegesen törlődik, anélkül, hogy vissza tudnánk állítani az adott leveleket.

Csak abban az esetben, ha a - Peres visszatartás vagy a - Helyi eDiscovery & Hold opciót használták, a „Helyrehozható küldemények” mappában tárolt postai küldemények hosszabb ideig megőrződnek (az az időtartam, amelyet akkor határoztak meg ennek a lehetőségnek az egyikével).

Abban az esetben, ha többet szeretne megtudni a Soft Deleted postai küldemények és a Hard Deleted levélküldemények fogalmáról és a „Helyreállítható tételek” mappa fogalmáról, olvassa el a következő cikkeket:

• A törölt levelek helyreállítása az Exchange Online környezetben | Egyetlen tétel helyreállítása | 2#7
• A törölt levelek helyreállítása az Exchange Online környezetben | Levelezési folyamat törölve | 3#7

Az a módszer, amellyel megtekinthetjük a Recovery mail items ” mappa tartalmát

Technikailag néhány módszert használhatunk egy adott Exchange-postafiók „Helyreállítható elemek” mappájában tárolt információk megtekintéséhez és eléréséhez.

Például:

1. A Search-Mailbox PowerShell parancsja

A PowerShell Search-Mailbox parancsot használhatjuk a kereséshez és a „Helyreállítható elemek” mappa tartalmának exportálásához.

További információkat a Levelek helyreállítása a Recovery mail mappából (a Dumpster) a PowerShell segítségével című cikkben olvashat | 3. rész #5.

2. A törölt levelek visszaállítása | Postafiók tulajdonosja

A postafiók tulajdonosa (maga a felhasználó) az OWA és az Outlook kliens felületén keresztül visszaállíthatja a törölt leveleket

3. Az MFCMAPI segédprogram használata

Használhatunk olyan rendszer-segédprogramokat, mint például az MFCMAPI, hogy hozzáférjünk egy adott Exchange-postafiók tartalmához, és böngészhessük a rendszer „Recoverable items” rejtett mappájának tartalmát.

További információkat a Törölt levelek helyreállítása - Office 365 | című cikkben olvashat 4#7.

4. Office 365 biztonsági és megfelelőségi portál - Tartalomkereső

A további módszer, amelyet ebben a cikkben áttekintünk, az Office 365 technológiák, amelyek leírása „Tartalomkeresés”.

Office 365 „Tartalomkereső”

A „Tartalomkeresés”-ként emlegetett technológia vagy szolgáltatás egy nagyon hatékony lehetőség, amely lehetővé teszi számunkra, hogy megkeressünk egy adott információt, amely az Exchange Online vagy a SharePoint Online infrastruktúrában található, és ezen felül ezeket az adatokat fájlba exportálhatjuk.

A mi forgatókönyvünkben főként az Exchange Online postafiókban tárolt információk keresésére összpontosítunk, és ha pontosabb akarunk lenni, akkor egy speciális Exchange Online postafiók mappában - a „Helyreállítható elemek” mappában - tárolt információkra vagyunk kíváncsiak.

Az Office 365 előnyei - Tartalomkeresés

Az Office 365 Tartalomkereső használata nagyon egyszerűen megvalósítható az Office 365 biztonsági és megfelelőségi portál webalapú felületének használatával.

Mindössze annyit kell tennünk, hogy „rá kell mutatnunk” a konkrét Exchange-postaláda nevét, és a Tartalomkereső szolgáltatás mindannyiunk számára elvégzi a kemény munkát - megkeresi az adatokat, és opcionálisan exportálja a PST-fájl adatait.

Amikor Exchange Online-postafiókban tárolt információkat keresünk, a Tartalomkeresésfolyamat képes „látni” az Exchange Online postafiók összes különböző részét.

Például abban az esetben, ha az Exchange Online postafiókban van az Exchange Online Archívum postafiókja, amely „csatolva van” az elsődleges Exchange Online postafiókhoz, a Tartalomkereső lekéri számunkra az elsődleges Exchange-ben található információkat. postafiók, valamint az Archív postafiókban tárolt információk.

A Tartalomkereső másik előnye, hogy a keresés „megtekintheti” és exportálhatja azokat az információkat, amelyek egy speciális rendszer-postaláda mappában, például a „Helyreállítható elemek” mappában találhatók.

Az Office 365 hátrányai - Tartalomkeresés

Az Office 365 Tartalomkereső lehetővé teszi „keresési feltételek” (szűrők) meghatározását a keresési lekérdezéshez, mint például - adott dátumtartomány, adott szöveges karakterlánc, bizonyos típusú levélküldemények és így tovább.

Konkrét forgatókönyvünket illetően az egyik fő hiányzó feltétel (keresési szűrő) az Exchange-postafiók mappa hatókörének meghatározásának képessége. A „mappa hatóköre” kifejezés azt jelenti, hogy képesek vagyunk meghatározni egy olyan keresési lekérdezést, amely csak egy adott Exchange-postaláda mappában keres adatokat.

Egy adott mappa hatókörének meghatározásának szükségessége abban a forgatókönyvben valósul meg, amelyben az Office 365 Tartalomkeresőt szeretnénk használni eszközként, amely segít egy adott Exchange Online postafiók „beolvasásában”, és a keresésben, ill. csak azokat a postai küldeményeket exportálja, amelyek a „Helyrehozható tételek” mappában vannak tárolva.

Mivel ez a képesség hiánya, abban az esetben, amikor a „Recoverable items” mappa tartalmát szeretnénk exportálni, egy „teljes keresést” kell végrehajtanunk, amely átvizsgálja és exportálja ÖSSZES Exchange Online postafiók tartalmát u> egy PST-re. A PST-fájl sikeres létrehozása után „ki kell ásnunk” az Exchange Online postafiók teljes tartalmát tartalmazó PST-fájlt, a „Helyreállítható elemek” mappában található információkat.

Az Office 365 biztonsági és megfelelőségi portálja és a Tartalomkeresés opció

Az Office 365 Tartalomkereső használata PowerShell-en keresztül valósítható meg, de a legegyszerűbb és legegyszerűbb hozzáférés az Office 365 Security & Compliance adminisztrátori portálján keresztül valósítható meg.

A 365 Biztonsági és megfelelőségi portál számos különféle szolgáltatás fókuszpontjaként szolgál az Office 365 ügyfelek számára.

Ezen szolgáltatások egyike a „Keresés és nyomozás”, és ebben a kategóriában az egyik lehetőség a - „Tartalomkeresés”.

A Tartalomkereső funkció lehetővé teszi számunkra, hogy a SharePoint Online infrastruktúrában és az Exchange Online infrastruktúrában (Exchange Online postafiók) tárolt összes adatot „megtekintsük”.

Miután a Tartalomkereső eszközzel megtaláljuk a keresett konkrét adatokat, eldönthetjük, hogy mit kezdjünk a találatokkal (a keresési eredményekkel).

Például kérhetünk egy jelentést, amely részletes információkat tartalmaz minden egyes talált elemről; használhatjuk a Tartalomkereső eszköz webes felületét az eredmény megtekintéséhez, vagy kérhetjük a Tartalomkereső eszközt, hogy exportáljuk a keresési eredményeket PST-fájlba.

A mi forgatókönyvünk szerint egy teljes postafiók-keresést kívánunk végrehajtani, amely magában foglalja az adott Exchange Online postafiókban tárolt összes adatot, és a keresési eredményt (a postafiók tartalmát) PST-fájlba exportálja.

Forgatókönyvünk leírása

Forgatókönyvünk szereplői a következők:

• Adele az Office 365 globális rendszergazdája.
• Adele kérést kapott, hogy segítsen az Office 365 - Angelina nevű felhasználónak az „eltűnt” levélküldemények megtalálásában. Adele gyanítja, hogy ezeket a küldeményeket kemény törléssel végezték.
• A speciális rendszermappa: „Helyreállítható elemek” mappa tartalmának megtekintéséhez Adelenek vissza kell állítania a „teljes ” Angelina Exchange Online postafiókot, majd hogy megtalálja ezt a küldeményt a „Helyrehozható tételek” mappában.
• Az Angelinanak az elsődleges postafiókon kívül egy archív postafiókja is van.

Exportálja a PST-fájlt, és mentse a fájlt egy helyi merevlemezre Az ügyfélasztal | Előzetes követelmények.

Ahhoz, hogy a Tartalomkereső eredményeit PST-fájlba exportálhassuk és a helyi merevlemezre mentsük, le kell töltenünk és telepítenünk kell egy kis szoftverkomponenst, amely „Letöltéskezelőként” (a eDiscovery PST Export Tool).

Amit tudnunk kell, hogy az eDiscovery PST Export Tool telepítéséhez a következő követelményeknek kell megfelelnünk:

1. forgatókönyv: Internet Explorer 9.0 vagy újabb verziót használ, és nincs telepítve a .NET-keretrendszer 4.5 vagy újabb verziója

Abban az esetben, ha operációs rendszere nem tartalmazza a .NET Framework 4.5 telepítését, le kell töltenie és telepítenie kell a szükséges szoftvert.

2. forgatókönyv: Harmadik féltől származó (nem Microsoft) böngészőt használ, és nincs telepítve a ClickOnce böngészőbővítmény.

Telepítse a ClickOnce bővítményt. A bővítmény az adott böngészőhöz tartozó kiegészítő weboldalán található:

• Mozilla Firefox: Breez ClickOnce
• Google Chrome: Meta4 ClickOnce Launcher

Azon műveletek feladatlistája, amelyeket el kell végeznünk

A következő cikkben adjon meg egy részletes, lépésről lépésre szóló útmutatót az összes olyan lépéshez, amelyet az Exchange Online postafiók PST-fájlba exportálásához szükséges végrehajtani.

Ebben a részben szeretném röviden áttekinteni a folyamat főbb lépéseit, hogy átfogó képet kaphasson.

1#4. lépés - Rendelje hozzá a szükséges engedélyeket annak a felhasználónak, aki végrehajtja az Office 365 tartalomkeresését (tagság az eDiscovery Manager csoporton belül)

Az Exchange postafiók tartalmának megtekintéséhez + a postafiókban tárolt adatok PST-fájlba exportálásához speciális engedély szükséges. A fontos dolog, amit szeretném hangsúlyozni, az az, hogy még az Office 365 Global Administrator szabályával rendelkező felhasználó is nem rendelkezik ezekkel az engedélyekkel alapértelmezés szerint.

Az Office 365 Tartalomkereső opciójának használatához hozzá kell rendelnünk a szükséges engedélyeket a keresést végző felhasználóhoz. Ezt a felhasználót hozzá kell adni az eDiscovery Manager csoporthoz.

Az engedélyek hozzárendeléséről a következő cikkben olvashat bővebben.

2#4. lépés - Végezze el a tartalomkeresést - határozza meg a keresési lekérdezést

Az Office 365 Tartalomkereső a keresést egy meg kell határoznunk a keresési lekérdezés alapján. A keresési hatókör az Exchange Online + SharePoint Online infrastruktúrákban való információkereséssel valósítható meg.

Ezen kívül nagyon specifikus keresési paramétereket is megadhatunk, mint például egy adott dátumtartomány, egy adott dokumentumtípus és így tovább.

Esetünkben az Exchange Online infrastruktúrájában egy adott Exchange Online postafiókban tárolt információkra vagyunk kíváncsiak. Az általunk meghatározott keresési lekérdezést egyszerű keresési lekérdezésnek tekintjük, mivel nem fogunk feltételt meghatározni. Ehelyett csak a szükséges Exchange Online postafiók nevét kell megadnunk.

A keresési lekérdezés meghatározásáról a következő cikkben olvashat bővebben.

3#4. lépés - Exportálja a keresési eredményeket (a forgatókönyvünkben a postaláda tartalmát) egy PST-fájlba

Miután az Office 365 Tartalomkereső megtalálta a szükséges információkat, eldönthetjük, mit tegyünk a keresési eredményekkel. A mi forgatókönyvünk szerint szeretnénk másolatot kapni az Office 365 Tartalomkereső által talált levelekről (a keresési eredményekről).

Az „exportálás fájlba” forgatókönyv néhány allépést tartalmaz:

1. „Aktiválja” az exportálási lehetőséget - tájékoztatnunk kell az Office 365 Content Search-ot, hogy exportálni szeretnénk a keresési eredményeket (az Office 365 Content Search-nek elő kell készítenie az adatokat és meg kell adnia a szükséges argumentumokat).
2. Szerezd meg az Export kulcsot - az exportált kulcs értékét kell másolnunk a következő lépéshez, amelyben az Exportálás PST-be alkalmazás kéri tőlünk az exportkulcs értékét.
3. Töltse le és telepítse a „PST Export alkalmazást” - a PST-fájlba való exportálást úgy hajtjuk végre, hogy telepítünk egy kis alkalmazást az asztalunkra, amely „Letöltéskezelőként” szolgál. "menedzser".
4. Adja meg az exportkulcsot - meg kell adnunk a „PST exportálási alkalmazásnak” az exportkulcsot.
5. Adja meg az exportált PST-fájl elérési útját - meg kell adnunk a „PST Export alkalmazás” számára annak a mappának az elérési útját, amely az exportált PST-fájl tárolására szolgál.

A keresési eredmények exportálása elindításával kapcsolatos további információkat a cikkben olvashat.

4#4. lépés - A PST-fájl tartalmának megtekintése - A PST-fájl importálása az Outlook levelezési profiljába

A PST-fájl sikeres exportálása után megkezdődik az utolsó fázis. Ebben a fázisban importálnunk kell a PST-fájlt egy meglévő Outlook levelezési profilba. Az Outlook levelezőprogramhoz „böngészőként” kapcsolódhatunk, amely segít a PST-fájl tartalmának megtekintésében.

A következő cikkben további információkat olvashat arról, hogyan importálhat PST-fájlt az Outlook levelezési profiljába.

A következő cikkben megvizsgáljuk az Exchange-postaláda „Helyreállítható elemek” mappa tartalmának exportálása a PST-be az Office 365 tartalomkereső segítségével. Lépésről lépésre útmutató | 2#3.