Többféle módon szerezhet be beépített SharePoint Online megosztási jelentéseket az M365-ben
A SharePoint Online a szervezetek adatkommunikációjának szerves része. Lehetővé teszi a csapatok számára, hogy valós időben dolgozzanak együtt dokumentumokon, projekteken és feladatokon. A SharePoint Online-ban való megosztás lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy biztonságosan megosszák a fájlokat, webhelyeket és tartalmakat külső és belső érdekelt felekkel, és egyszerűsítse az együttműködést és az információmegosztást. Ha azonban bizalmas információkat megfelelő megfigyelés nélkül osztanak meg külsővel, fennáll az adatvesztés és más biztonsági megsértések kockázata. Ezért fontos elemezni, hogy a felhasználók mit csinálnak a webhelyein a SharePoint Online megosztási jelentések segítségével.
A megosztási tevékenységek, például a webhelyengedélyek, a megosztási szabályzatok és a linkeken keresztüli megosztás ellenőrzése és figyelése alapvető fontosságú a rosszindulatú adathalász támadások azonosításához. Szerencsére számos olyan hely van, ahol a rendszergazdák jelentéseket kaphatnak a SharePoint megosztási tevékenységeiről. Ez a blog segít megtalálni ezeket! Nézzük meg őket egyenként.
A SharePoint Online megosztási tevékenység ellenőrzése a Microsoft 365-ben
A SharePoint megosztási tevékenységeinek naplózásához nyissa meg a következő helyeket a Microsoft 365-ben.
- Microsoft 365 Felügyeleti Központ
- SharePoint Felügyeleti Központ
- SharePoint online webhely
- Power BI jelentések
- Office 365 auditnaplók
- PowerShell
SharePoint Online használati jelentés a Microsoft 365 Felügyeleti Központban
A Microsoft 365 Felügyeleti Központból származó jelentések megtekintéséhez először jelentkezzen be a Microsoft 365 Felügyeleti Központba -> Kattintson a Használat lehetőségre a "Jelentések" alatt. Ezután válassza ki a panelen a „SharePoint” elemet.
Ezek a jelentések segítenek megérteni, hogyan használják az emberek a fontos erőforrásokat a szervezetében, és a tevékenység elvégzését követő 48 órán belül (kb. 2 napon belül) elérhetők lesznek. Mindegyik jelentés az elmúlt7, 30, 90 és 180 napra vonatkozóan készíthető.
Ez a jelentés a SharePoint Online-ban történt tevékenységek elemzését mutatja be a következő forgatókönyvekhez.
- A belsőleg vagy külsőleg megosztott fájlok száma
- A megtekintett, szerkesztett vagy szinkronizált fájlok száma
- A meglátogatott oldalak száma
- Azon felhasználók száma, akik belső vagy külső tartalmat osztottak meg.
SharePoint megosztási ellenőrzés a SharePoint Felügyeleti Központban
A megosztási hivatkozásokat főként információk megosztására használják a SharePoint Online-ban. A hivatkozások helytelen használata komoly adatszivárgásokat és lopásokat okozhat. Ezért szorosan nyomon kell követni, hogyan használják ezeket a hivatkozásokat a szervezetben, és azonosítani kell a túlzott megosztást. A SharePoint Felügyeleti Központ segítségével jelentéseket kaphat az elmúlt 30 napban létrehozott megosztási linkekről.
A jelentések lekéréséhez keresse fel a SharePoint Felügyeleti Központot -> A „Jelentések” alatt válassza az „Adathozzáférés irányítása” -> majd a „Hivatkozások megosztása”-> lehetőséget. „Jelentések megtekintése”. Ez a jelentés a következő linkeken érhető el.
„Bárki ” linkek: A Bárki linkek hozzáférést biztosítanak bármely felhasználó számára anélkül, hogy be kellene jelentkezniük. Ez a jelentés felhasználható az ellenőrzéshez. a legtöbb „Bárki” hivatkozást tartalmazó SharePoint-webhelyek listája.
„Személyek a szervezetben ” linkek: Ezeket a hivatkozásokat a szervezeten belüli személyek érhetik el. Ezzel a jelentéssel megtekintheti azoknak a SharePoint-webhelyeknek a listáját, amelyeken a legtöbb „Személyek a szervezetben” hivatkozás található.
Külsőleg megosztott „Konkrét személyek ” linkek: Ezek a linkek hozzáférést biztosítanak a szervezeten kívüli személyeknek. Ez a jelentés használható azon SharePoint-webhelyek listázására, amelyekben a legtöbb „Adott személyek” hivatkozás található.
Vagy megadhatja a „Összes futtatása” lehetőséget az összes jelentés futtatásához, vagy kiválaszthatja és külön-külön futtathatja az egyes jelentéseket. Minden megosztási link jelentés legfeljebb 100 webhelyet tartalmaz, amelyeken a legtöbb megosztási linket hoztak létre az elmúlt 30 napban.
Ezenkívül adatokat szolgáltat az alkalmazott házirend-beállításokról és az egyes webhelyek elsődleges rendszergazdáiról. A jelentéseket érzékenység, nem felügyelt eszközök és külső megosztás alapján is szűrheti.
Fontos: A legfrissebb adatok eléréséhez 24 óránként le kell futtatnia a jelentést. A részletes jelentést letöltheti CSV-fájlként is, így akár 10 000 webhelyről is információt kaphat.
A SharePoint Online külső megosztásának ellenőrzése a SharePoint Online webhelyről
A webhelytulajdonosok az alábbi lépések követésével kaphatják meg a SharePoint Online külső megosztási jelentését a fájlokról és mappákról.
1. lépés: Látogassa meg a webhelyet, és be kell szereznie a jelentést.
2. lépés: A kezdőlapon válassza ki a fogaskerék ikont a jobb felső sarokban.
3. lépés: Válassza a „Webhelyhasználat” lehetőséget a SharePoint alatt. A „Webhely tartalma” oldalon is navigálhat rá.
4. lépés: Görgessen lefelé, amíg meg nem jelenik a „Külső felhasználókkal megosztva” szakasz.
5. lépés: Kattintson a „Jelentés futtatása” lehetőségre, és válassza ki a jelentés mentéséhez szükséges helyet.
Néhány másodpercen belül létrejön egy CSV-fájl, amely elérhető lesz a kiválasztott helyen. Részleteket jelenít meg az erőforrás elérési útjáról, az elem típusáról, az engedélyekről, a külső felhasználói adatokról, például a névről és az e-mail címről, a felhasználó típusáról és a hivatkozás részleteiről.
A SharePoint Online nyomon követése Power BI segítségével
A Microsoft 365 Usage Analytics segítségével hatékonyan érheti el az előre elkészített SharePoint online jelentéseket a Power BI-ban. Ehhez először engedélyeznie kell a Microsoft 365 használatát. Az engedélyezése után felhasználhatja olyan tevékenységek részleteinek megszerzésére, mint az együttműködés, a felhasználói tevékenységek stb.
A SharePoint-megosztással kapcsolatos jelentések a Microsoft 365 Áttekintés ablakának két részében - Áttekintés és Felhasználói tevékenységek - érhetők el.
Az Áttekintés oldalon az Együttműködés lap kiválasztásával tekintheti meg a jelentéseket. Ez az oldal a SharePoint Online környezetben külsőleg és belsőleg megosztott fájlok számával kapcsolatos részleteket jelenít meg.
Ezenkívül a Felhasználói tevékenység szakaszban válassza ki a SharePoint lapot a SharePoint felhasználói adatainak megtekintéséhez a megjelenített névvel, UPN-vel, részleggel, vállalattal, a belsőleg megosztott összes fájllal, az összes külsőleg megosztott fájllal stb.. Fontos megjegyezni, hogy a Felhasználói tevékenység üresen marad, amíg az első frissítés meg nem történik.
SharePoint online megosztási naplója az Office 365 auditnaplóival
A Microsoft Purview auditnaplójában található megosztási napló segítségével részletes információkat találhat a megosztási eseményekről, például a meghívók megosztásáról és a hivatkozások létrehozásáról. A rendszergazdák a megfigyelési naplóban kereshetnek SharePoint Online eseményeket, és folyamatosan tájékozódhatnak a külsőleg megosztott erőforrásokról.
Ehhez látogasson el a Microsoft Purview Compliance Portal oldalra, és keresse meg a külső megosztási eseményeket, például biztonságos linket, létrehozott megosztási meghívókat stb. A létrehozott jelentés letölthető és CSV-fájlként exportálható. A külső megosztáshoz naplózott egyéb események közé tartozik:
- Sharing InvitationAccepted
- AddedToSecureLink
- AnonymousLinkUsed
Az ellenőrzési naplóban egy adott dátum- és időtartományra is rákereshet, és olyan szűrőket ad meg, mint a tevékenységet végrehajtó felhasználók, tevékenység neve, fájl/mappa/webhely, ahol a tevékenységet végrehajtják.
SharePoint Online külső megosztási jelentés a PowerShell használatával
A legtöbb rendszergazda a PowerShell-parancsmagok használatát részesíti előnyben más módszerekkel szemben a SharePoint Online megosztási tevékenységeinek megfigyelésére. A SharePoint külső megosztásának ellenőrzéséhez letöltheti a PowerShell-szkriptet az Office 365 külső megosztási tevékenységeinek ellenőrzéséhez, és exportálhatja az eredményeket. Az eredmény a megosztott idő, a megosztott, a megosztott vele, a megosztott erőforrástípus, a megosztott erőforrás, a webhely URL-címe, a megosztás típusa, a munkaterhelés és az ellenőrzési információk részleteit jeleníti meg.
Így a rendszergazdák figyelhetik a gyanús megosztási eseményeket a SharePoint Online-ban, és felléphetnek ellenük a fent említett helyekről származó jelentések felhasználásával.
Átfogó SharePoint Online megosztási tevékenységjelentések az AdminDroid segítségével
A SharePoint Online-ban történő megosztás figyelésének helyes útja a jelentésekre hagyatkozni. Sajnos a Microsoft 365-ben nincsenek ilyen beépített megosztási jelentések. A használati összefoglaló jelentésekre kell támaszkodnia, és további erőfeszítéseket kell tennie a SharePoint Online megosztásával kapcsolatos részletes statisztikák lekéréséhez. A natív élményhez képest az AdminDroid Office 365 jelentéskészítő eszköze robusztusabb és testreszabhatóbb megoldást kínál a szervezetek SharePoint Online megosztási tevékenységeinek auditálására.
Tehát az AdminDroid kiemelkedik a natív eszköz közül, hogy
- Az AdminDroid összesen mintegy 115+ jelentést biztosít a SharePoint Online jelentéskészítéséről és auditálásáról.
- A rendszergazdáknak nem kell váltaniuk több Microsoft 365-portál között a SharePoint-jelentések megkereséséhez. Minden, amire szüksége van, egy fedél alatt elérhető!
- Ezzel az eszközzel több SharePoint-bérlőt is könnyedén kezelhet.
- Részletes betekintést nyújt a kritikus eseményekre, például a külső és névtelen linkmegosztásokra.
- Riasztásokat is beállíthat külső és érzékeny fájlmegosztási eseményekre.
- Az adminisztrátorok megtekinthetik a tevékenységi jelentéseket grafikonok, diagramok és táblázatok formájában különböző attribútumokhoz, például, hogy ki osztotta meg a meghívókat/hivatkozást, kinek hozták létre a hivatkozást, a megadott engedélyeket és egyéb célfelhasználói adatokat.
Ne elégedjen meg a natív élmény korlátaival - frissítsen AdminDroidra még ma, és vegye át az irányítást szervezete megosztási képességei felett! Töltse le az Ingyenes Microsoft 365 jelentéskészítő eszközt az AdminDroidtól, és tapasztalja meg az Office 365 egyszerű kezelését.
Remélem, ez a blog segít megérteni azokat a helyeket, ahol jelentéseket kaphat a SharePoint megosztási tevékenységeiről a Microsoft 365-ben. Bármilyen segítségért forduljon hozzánk bizalommal a megjegyzések között.