Hogyan lehet dokumentumtár-sablont létrehozni a SharePoint Online-ban?

Az egyik leghatékonyabb eszköz a SharePoint Online dokumentumkezelésének egyszerűsítésére az egyéni dokumentumtár-sablonok létrehozása. A sablon létrehozásával biztosíthatja a következetességet a szervezetben, és időt takaríthat meg az új könyvtárak létrehozásakor. Ebben a cikkben végigvezetem Önt a SharePoint Online dokumentumtár-sablon létrehozásának folyamatán, valós példákkal és bevált gyakorlatokkal.

A dokumentumtár-sablonok megértése

Mielőtt dokumentumtár-sablont hoznánk létre a SharePoint Online-ban, először ismerjük meg, mi az a dokumentumtár-sablon, és miért hasznos. Tegyük fel, hogy Ön egy marketingügynökségnél dolgozik, amely gyakran állít ki számlákat az ügyfelek számára. Ha létrehoz egy „Számladokumentumkönyvtár-sablont” egyéni oszlopokkal az ügyfél nevéhez, a projekttípushoz és a határidőhöz, valamint az ajánlatok egyéni tartalomtípusához, biztosíthatja, hogy a szervezet összes ajánlatkönyvtára következetes és könnyen kezelhető legyen.

Mi az a dokumentumtár sablon?

A dokumentumtár-sablon egy újrafelhasználható terv új dokumentumtárak létrehozásához előre meghatározott beállításokkal, oszlopokkal, nézetekkel, formázással és tartalomtípusokkal. Sablon használatával biztosíthatja, hogy az abból létrehozott összes dokumentumtár egységes szerkezettel és funkcionalitással rendelkezzen.

A dokumentumkönyvtár-sablonok használatának előnyei

Konzisztencia: A sablonok biztosítják, hogy a szervezet összes dokumentumtára ugyanazt a struktúrát és elnevezési konvenciót kövesse.
Időtakarékos: Az új dokumentumkönyvtárak sablonból történő létrehozása sokkal gyorsabb, mintha minden alkalommal a semmiből állítaná be őket.
Szabványosítás: A sablonok lehetővé teszik a dokumentumkezelési gyakorlatok szabványosítását a szervezetben.

Dokumentumtár-sablon létrehozása a SharePoint Online-ban

Most, hogy megértette a dokumentumtár-sablonok alapjait, nézzük meg a SharePoint Online-ban való létrehozásának lépéseit.

Készítse elő a sablon dokumentumtárat

Az első lépés egy dokumentumtár létrehozása, amely a sablon alapjául szolgál. Létrehozhat egy új dokumentumtárat, vagy kiválaszthat egy meglévőt. Létrehozása után testreszabhatja a dokumentumtárat, hogy tartalmazza a sablonba felvenni kívánt oszlopokat, tartalomtípusokat és beállításokat. Például:

Adjon hozzá egyéni oszlopokat a szervezete igényeinek megfelelő metaadatok rögzítéséhez.
Hozzon létre egyéni tartalomtípusokat a könyvtárban tárolt dokumentumok típusainak meghatározásához.
A verziókezelési beállítások konfigurálásával nyomon követheti a dokumentumok időbeli változásait.

Mentse el a dokumentumtárat sablonként

Miután ízlése szerint testreszabta a dokumentumtárat, ideje elmenteni sablonként. Ehhez futtassa az alábbi PowerShell-szkriptet. Ügyeljen arra, hogy a paramétereket a környezetének megfelelően állítsa be.


#Parameters
$AdminCenterURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"
$ListURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/purchase/Invoices"
$TemplateName = "Invoice Library"
$TemplateDescription = "Document Library Template for Invoices"
$TemplateThumbnail = "https://crescent.sharepoint.com/SiteAssets/Invoice-library-template.jpeg"

#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -url $AdminCenterURL

# Get the Template from the Library
$ListTemplate = Get-SPOSiteScriptFromList -ListUrl $ListURL

#Create a site script
$SiteScript = Add-SPOSiteScript -Title $TemplateName -Description $TemplateDescription -Content $ListTemplate 

#Create a Site desing for the site script
Add-SPOListDesign -Title $TemplateName -Description $TemplateDescription -SiteScripts $SiteScript.Id -Thumbnail $TemplateThumbnail -ListIcon Savings -ListColor Blue

A dokumentumtár sablonja elkészült, és használatra kész!

PnP PowerShell dokumentumkönyvtár-sablon létrehozásához

A fenti script PnP PowerShellben is átírható, kis módosításokkal. A következőképpen hozhat létre dokumentumtár-sablont a PnP PowerShell használatával:


$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/purchase"
$ListName = "Invoices"
$TemplateName = "Invoice Library V2"
$TemplateDescription = "Document Library Template for Invoices"
$TemplateThumbnail = "https://crescent.sharepoint.com/SiteAssets/Invoice-library-template.jpeg"

#Connect to Admin Center
Connect-PnPOnline -url $SiteURL -Interactive

# Get the Template from the Library
$ListTemplate = Get-PnPSiteScriptFromList -List $ListName

#Create a site script from the template
$SiteScript = Add-PnPSiteScript -Title $TemplateName -Description $TemplateDescription -Content $ListTemplate 

#Create a List design for the site script
Add-PnPListDesign -Title $TemplateName -Description $TemplateDescription -SiteScript $SiteScript -Thumbnail $TemplateThumbnail

Ezzel létrehoz egy dokumentumtár-sablont a bérlői szinten, és ezt a sablont kiválaszthatja a Dokumentumtár létrehozása oldalon.

A dokumentumtár-sablon használata

Most, hogy elkészítette dokumentumkönyvtár-sablonját, nézzük meg, hogyan használhatja fel új könyvtárak létrehozására.

Új könyvtár létrehozása a sablonból

Új dokumentumtár létrehozása a sablon alapján:

Keresse meg azt a webhelyet, ahol létre szeretné hozni az új könyvtárat.
Kattintson az „Új” gombra, és válassza a „Dokumentumtár” lehetőséget.
Az „Új dokumentumtár létrehozása” oldalon kattintson a „Sablonok” alatti „A szervezettől” elemre.
Válassza ki az egyéni sablont a listából, majd kattintson a „Tovább” gombra.
Adjon nevet és leírást az új könyvtárának, majd kattintson a „Létrehozás” gombra.

Az új dokumentumtár most létrejön a sablon összes előre meghatározott beállításával, oszlopával és tartalomtípusával.

Távolítsa el a dokumentumtár-sablont a SharePoint Online-ból

Mától nem frissítheti a meglévő sablont. Ha el szeretne távolítani egy dokumentumtár-sablont, tegye a következőket:

Szerezze meg a listasablon azonosítóját
Távolítsa el a társított webhelyszkripteket
Törölje a webhely kialakítását

Ha az összes listasablont List design segítségével szeretné telepíteni, használja a következőket:


#Get All List Templates
Get-SPOListDesign

Ezzel megkapja az összes egyéni listasablont a SharePoint Online bérlőjében. Jegyezze fel az azonosítót és a SiteScriptIds-t.

Távolítsa el a dokumentumtár-sablon webhelyszkriptjét:


Remove-SPOSiteScript <Site script ID>

Távolítsa el a dokumentumtár-sablon webhelytervét:


Remove-SPOListDesign <List design ID>

További információt a Microsoft webhelyén talál: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/lists-custom-template?wt.mc_id=MVP_308367

Következtetés

Dokumentumtár-sablon létrehozása a SharePoint Online-ban hatékony módja a dokumentumkezelés egyszerűsítésének és a konzisztencia biztosításának a szervezetben. A cikkben ismertetett lépések követésével jó úton haladhat a hatékony, újrafelhasználható sablonok létrehozása felé, amelyek időt takarítanak meg és javítják a termelékenységet. SharePoint-szakértőként első kézből tapasztaltam a dokumentumtár-sablonok használatának előnyeit, és arra biztatlak, hogy még ma kezdje el bevezetésüket szervezetében.

Ha klasszikus élményt használ, mentse a dokumentumtárat, mivel a sablonmódszer továbbra is érvényes. Íme a másik bejegyzésem: Hogyan lehet dokumentumtárat sablonként menteni a Sharepoint Online modern webhelyen?