Adatok osztályozása a Microsoft Office 365-ben

Egyre több szervezet ismeri fel az adatosztályozás erejét és értékét. Az Ön által tárolt információk pontos osztályozásával és címkézésével a következőket teheti:

• Erősítse meg a biztonságot azáltal, hogy azonosítja a vállalaton belüli érzékeny adatokat, és javítja a körülöttük lévő ellenőrzéseket.

• Gondoskodjon az olyan szabályozásoknak való megfelelésről, mint a CCPA és a GDPR, és gyors megfelelést tesz lehetővé az új szabályozásoknak, amint azokat hozzáadják.
• Érvényesítse az adatvédelmi, megőrzési és titoktartási irányelveket.
• Csökkentse a tárolási és biztonsági mentési költségeket az ismétlődő adatok észlelésével és eltávolításával.
• Fokozza az üzleti folyamatokat a keresések gyorsabbá és hatékonyabbá tételével
• Az adatbázis-architektúra szerkezetének és a biztonsági platform funkcióinak javítása.

Ha a szervezete olyan, mint a legtöbb, most olyan felhőplatformokra támaszkodik, mint a SharePoint Online, a OneDrive és az Exchange Online, és pontosan tudnia kell, hogy milyen típusú adatokat tárolnak ott, hogy biztosíthassa az érzékeny tartalom megfelelő védelmét. Segítségül ez a cikk elmagyarázza, hogyan működik az adatosztályozás a Microsoft 365 rendszerben - és hogyan lehet leküzdeni a legfontosabb korlátokat.

Az adatosztályozás működése: Áttekintés

A Microsoft 365 adatosztályozási folyamata a következő alapvető folyamatokat foglalja magában:

• Címkék létrehozása és közzététele - Az adminisztrátorok érzékenységi címkéket hozhatnak létre, és konfigurálhatják beállításaikat. Belsőleg közzéteszik a címkéket, a használatuk módját részletező szabályzattal együtt.
• Címkék alkalmazása a tartalomra - Mivel az üzleti felhasználók e-mailekkel vagy dokumentumokkal dolgoznak, a rendszergazdák által biztosított címkéket alkalmazhatnak a tartalom besorolásához. Az adminisztrátorok megadhatják azokat a feltételeket is, amelyek mellett egy adott címke automatikusan hozzá lesz rendelve a tartalomhoz.

• Címkehasználat az M365 által - A Microsoft 365 a rájuk helyezett címkék alapján kényszeríti ki az e-mail üzenetekre és dokumentumokra vonatkozó védelmi beállításokat. Pontosabban, a következő Microsoft 365-munkaterhelések ismerik fel az érzékenységi címkéket:

  • Office alkalmazások
  • Microsoft 365 csoportok
  • SharePoint, OneDrive és Microsoft Teams
• Címkehasználat más rendszerekben - Belső folyamatok és harmadik féltől származó megoldások is használhatják a címkéket. Az adatvesztés-megelőzési eszköz például figyelmeztetheti vagy blokkolhatja azokat a felhasználókat, akik meghatározott érzékenységi címkével próbálnak tartalmat megosztani, az adatmegőrzési szabályzat pedig a címkék segítségével meghatározhatja, hogy mikor kell törölni a fájlokat.

Microsoft 365 érzékenységi címkék létrehozása és közzététele

A Microsoft 365 osztályozási címkéi alapvetően testreszabható bélyegzők, amelyeket a Microsoft felhőben lévő dokumentumokhoz és e-mailekhez csatolnak. A fájl metaadatai között tárolódnak, így még ha a tartalmat például egy Microsoft Office alkalmazásban hozták létre, a címkéi érintetlenek maradnak, még akkor is, ha a fájlt áthelyezik.

Címke létrehozásához nyissa meg a Megfelelőségi központot, lépjen a Osztályozás > Érzékenységi címkék lehetőségre, és hajtsa végre az alábbi lépéseket. További részletekért tekintse meg ezt a Microsoft oldalt.

1. Kattintson a Címke létrehozása lehetőségre, és fogadja el a figyelmeztetést.
2. Adja meg a címke nevét, elemleírását és leírását. Kattintson a Tovább gombra.
3. Konfigurálja a kívánt védelmi beállításokat, lejárati adatokat, engedélyeket, offline hozzáférési beállításokat és egyéb beállításokat. Például titkosítást vagy vízjeleket adhat hozzá bizonyos tartalmakhoz, csak bizonyos felhasználók számára engedélyezheti a bizalmas dokumentumok megnyitását, és megakadályozhatja, hogy bizonyos tartalmakat e-mailben továbbítsanak.
4. Ha úgy dönt, hogy bekapcsolja az automatikus címkézést, adja meg azokat a feltételeket, amelyek mellett a rendszer automatikusan hozzárendeli a tartalomhoz a létrehozandó címkét. Hozzáadhatja például azt a címkét, hogy a tartalom útlevelet vagy társadalombiztosítási számot tartalmaz. Az automatikus és kézi címkézéssel kapcsolatos további részletekért lásd az alábbi vitát.
5. Tekintse át beállításait, és kattintson a Létrehozás lehetőségre.
6. Ismételje meg az előző lépéseket minden további címkével, amelyet a szervezet számára létrehoz.

7. Ha szükséges, rendeljen házirendeket a címkéhez. Gondoskodhat arról, hogy bizonyos érzékeny információk (például hitelkártyaszámok) mindig Bizalmas címkével legyenek ellátva. A címkék alapértelmezés szerint a következő sorrendben jelennek meg a Microsoft 365-ben: Bizalmas, Belső és Nyilvános. Módosíthatja ezt a sorrendet.
8. Ha szükséges, adjon hozzá egy alcímkét a címkéhez.
9. Lépjen a Címkék közzététele lehetőségre
10. Válassza ki a közzétenni kívánt címkéket, majd kattintson a Hozzáadás > Kész > Tovább lehetőségre.
11. Tekintse át beállításait, majd válassza a Közzététel lehetőséget.
12. Szükség szerint hozzon létre szint prioritásokat és alcímkecsoportokat.

Érzékenységi címkék engedélyezése a SharePointban és a OneDrive-ban

Ha érzékenységi címkéket szeretne használni a SharePointban és a OneDrive-ban, be kell iratkoznia. Ezt a Megfelelőségi központ vagy a PowerShell segítségével teheti meg.

Microsoft 365 megfelelőségi központ

Hajtsa végre a következő lépéseket:

1. Jelentkezzen be globális rendszergazdai jogosultságokkal rendelkező fiókkal.
2. Lépjen a Megoldások > Információvédelem elemre. (Ha nem látja azonnal ezt a lehetőséget, először válassza az Összes megjelenítése lehetőséget.)
3. Ha üzenetet lát az Office online fájljaiban található tartalom feldolgozásának bekapcsolására vonatkozóan, válassza a Bekapcsolás most lehetőséget. Az adatosztályozási folyamat azonnal elindul.

PowerShell

Bár általában nem a PowerShell az előnyben részesített módja az érzékenységi címkék engedélyezésének, néha ez az egyetlen lehetőség. Ha például a Microsoft 365 Multi-Geo-t használja, és engedélyezni szeretné az érzékenységi címkéket, akkor a PowerShellt kell használnia.

Itt vannak az alapvető lépések. Az összes szükséges lépést ezen a Microsoft oldalon találja.

1. Csatlakozzon a SharePointhoz olyan munkahelyi vagy iskolai fiókkal, amely globális rendszergazdai vagy SharePoint-rendszergazdai jogosultságokkal rendelkezik a Microsoft 365-ben.
2. Futtassa a következő parancsot:

Set-SPOTenant -EnableAIPIntegration $true

Címkék alkalmazása a tartalomra

Amint azt korábban említettük, a felhasználók manuálisan alkalmazhatnak címkéket a tartalomra, és beállíthat olyan feltételeket is, amelyek mellett a címke automatikusan alkalmazásra kerül.

Kézi címkézés

A dokumentumbeállítások menüben a felhasználók manuálisan címkézhetnek fel egyes fájlokat vagy egy teljes dokumentumtárat vagy e-mail mappát.

Automatikus címkézés

A címke automatikus alkalmazásának két módja van:

• Ügyféloldali címkézés - Amikor a felhasználók Word, Excel, PowerPoint vagy Outlook alkalmazásban dolgoznak dokumentumokkal vagy e-mailekkel, a rendszer megvizsgálja a tartalmat, és címkéket ajánl, amelyeket a felhasználó elfogadhat elutasításra.
• Szolgáltatásoldali címkézés - Ha a tartalom már el van mentve a SharePointban vagy a OneDrive-ban, vagy az Exchange elküldte vagy fogadta, a címkéket a rendszer automatikusan alkalmazza, mivel a felhasználó nem lép interakcióba a tartalommal.

A teljes részletekért tekintse meg ezt a Microsoft oldalt.

A Microsoft 365 adatosztályozással kapcsolatos kihívások

A Microsoft 365 dokumentum- és e-mail-osztályozása hasznos struktúrát ad hozzá, és segít a felhasználóknak megérteni a hálózatukon lévő adatokat. Ez azonban számos jelentős kihívással jár.

Kézi címkézési problémák

• Hibakockázat - Egy tökéletes világban a felhasználók mindig betartják a szervezet kézi címkézési folyamatának követelményeit. A való világban azonban a szervezetek nem feltételezhetik, hogy az alkalmazottak mindig helyesen rendelik hozzá a címkéket; az emberi hiba mindig része lesz az üzleti tevékenység költségeinek.
• Az örökölt tartalom címkézésének elmulasztásának kockázata - A kézi címkézés nehézkes és időigényes folyamat, így a rendszereiben már tárolt hatalmas mennyiségű tartalom valószínűleg soha nem kerül besorolásra.

Automatikus címkézési problémák

• A pontosság hiánya - A tartalom kulcsszavak alapján történő osztályozása gyakran rossz eredményeket ad. A szervezetek hamis pozitívakat (olyan dokumentumokat, amelyek nem érdemelnek meg címkét) és hamis negatívakat (olyan fájlokat, amelyek nem kapnak címkét, akkor hozzájuk kell rendelni) egyaránt jelentenek.
• Korlátozott alkalmazhatóság - A Microsoft 365 automatikus címkézésének meghatározott előfeltételei vannak, és a Microsoft-termékek régebbi verziói nem támogatják. Ezenkívül ez a funkció csak meghatározott előfizetési csomagokhoz, például a Microsoft 365 E5-höz és az Azure Information Protection Premium P2-höz érhető el. Ezenkívül csak az Office-fájlokra alkalmazhat címkéket.

A Microsoft 365 adatosztályozás alternatívája

Az adatok osztályozásával járó erőfeszítések és költségek csökkentése, valamint pontosabb eredmények elérése érdekében fontolja meg, hogy befektet egy harmadik féltől származó megoldásba. Például a Netwrix Data Classification a következőket nyújtja:

• Pontosabb osztályozási eredmények a fejlett technikáknak köszönhetően, mint például az összetett kifejezések keresése és a törzsszavazás
• Strukturált és strukturálatlan adatok támogatása
• Helyszíni és felhőadattárak támogatása
• Előre meghatározott taxonómiák meghatározott szabályozásokhoz és adattípusokhoz igazítva
• Egyéni taxonómiák a vállalatspecifikus tartalmak kezelésére
• Különféle fájltípusok támogatása, nem csak Office dokumentumok.